# Polish — Employment Sub-Lexicon

Maps Polish employment vocabulary to correct English equivalents.
Covers Kodeks pracy (k.p.), civil-law engagement alternatives, termination,
collective labor law, and social-security framework.

## Employment Contract Types

| Polish | English |
|---|---|
| umowa o pracę | employment contract |
| umowa na czas określony | fixed-term employment contract |
| umowa na czas nieokreślony | open-ended / permanent employment contract |
| umowa na zastępstwo | replacement employment contract |
| umowa zlecenia (alternatywa cywilnoprawna) | contract of mandate (civil-law alternative) |
| umowa o dzieło (alternatywa cywilnoprawna) | contract for specific work (civil-law alternative) |
| kontrakt menedżerski | managerial contract |
| samozatrudnienie (B2B) | self-employment / B2B arrangement |
| praca hybrydowa | hybrid work |
| praca w niepełnym wymiarze | part-time work |
| pracownik tymczasowy | temporary worker (agency worker) |
| praca nakładcza / chałupnicza | home-based / outwork |

## Parties and Concepts

| Polish | English |
|---|---|
| pracodawca | employer |
| pracownik | employee |
| stosunek pracy | employment relationship |
| świadectwo pracy | employment certificate |
| stanowisko pracy | position / role |
| opis stanowiska | job description |
| wynagrodzenie za pracę | remuneration / salary |
| wynagrodzenie zasadnicze | basic salary |
| premia | bonus |
| dodatek funkcyjny / stażowy | position / seniority allowance |
| wynagrodzenie za nadgodziny | overtime compensation |
| minimalne wynagrodzenie | minimum wage |
| czas pracy | working time |
| nadgodziny | overtime |
| dyżur | on-call duty |
| system czasu pracy | working-time system |

## Termination and Notice

| Polish | English |
|---|---|
| rozwiązanie umowy o pracę | termination of employment contract |
| rozwiązanie za wypowiedzeniem | termination with notice |
| rozwiązanie bez wypowiedzenia (dyscyplinarne) | termination without notice (disciplinary) |
| ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 k.p.) | gross breach of fundamental employee duties |
| zwolnienie dyscyplinarne | summary / disciplinary dismissal |
| odwołanie do sądu pracy | appeal to the labor court |
| przywrócenie do pracy | reinstatement |
| odszkodowanie w miejsce przywrócenia | compensation in lieu of reinstatement |
| odprawa | severance pay |
| ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy (zwolnienia grupowe) | Collective Redundancies Act |
| zwolnienia grupowe | collective redundancies |
| kryteria doboru | selection criteria |
| konsultacje ze związkami zawodowymi | trade union consultation |
| informacja o zamiarze zwolnień | notification of intended redundancies |

## Leave and Benefits

| Polish | English |
|---|---|
| urlop wypoczynkowy | annual leave / paid leave |
| urlop na żądanie | on-demand leave |
| urlop bezpłatny | unpaid leave |
| urlop okolicznościowy | compassionate leave |
| urlop macierzyński | maternity leave |
| urlop rodzicielski | parental leave |
| urlop ojcowski | paternity leave |
| urlop wychowawczy | childcare leave |
| zwolnienie lekarskie (L4) | sick leave |
| wynagrodzenie chorobowe | sickness remuneration |
| zasiłek chorobowy | sickness benefit |
| świadczenie rehabilitacyjne | rehabilitation benefit |
| Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) | Employee Capital Plans (PPK) |
| Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) | Employee Pension Plan (PPE) |

## Protection and Compliance

| Polish | English |
|---|---|
| ochrona przed dyskryminacją | protection against discrimination |
| molestowanie | harassment |
| molestowanie seksualne | sexual harassment |
| równe traktowanie w zatrudnieniu | equal treatment in employment |
| zakaz dyskryminacji | non-discrimination |
| ochrona danych osobowych pracownika | employee data protection |
| tajemnica pracodawcy | employer's confidential information |
| zakaz konkurencji w trakcie zatrudnienia | non-compete during employment |
| Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) | National Labor Inspectorate |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) | Social Insurance Institution |
| umowa o powierzenie mienia | assignment of property agreement |
| odpowiedzialność materialna pracownika (art. 114–127 k.p.) | employee's financial liability |

## Social Security

| Polish | English |
|---|---|
| składki ZUS | ZUS (social security) contributions |
| składka emerytalna | pension contribution |
| składka rentowa | disability pension contribution |
| składka chorobowa | sickness contribution |
| składka wypadkowa | accident contribution |
| składka zdrowotna (NFZ) | health contribution |
| Fundusz Pracy (FP) | Labor Fund |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) | Guaranteed Employee Benefits Fund |
| emerytura | retirement pension |
| renta z tytułu niezdolności do pracy | disability pension |
| zasiłek dla bezrobotnych | unemployment benefit |

## Collective Labor Law

| Polish | English |
|---|---|
| związek zawodowy | trade union |
| organizacja pracodawców | employers' organization |
| zakładowa organizacja związkowa | company trade union organization |
| rada pracowników | works council |
| układ zbiorowy pracy (UZP) | collective labor agreement (CLA) |
| regulamin pracy | work regulations |
| regulamin wynagradzania | remuneration regulations |
| regulamin ZFŚS | Company Social Fund regulations |
| Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) | Company Social Benefits Fund |
| strajk | strike |
| lokaut | lockout |
| spór zbiorowy | collective dispute |
| mediator | mediator |

## Notes

- **Kodeks pracy (k.p.)**: The Labor Code of 26 June 1974 — Poland's comprehensive
  employment-law codification, extensively amended. Key provisions: art. 22 (definition
  of employment relationship), arts. 29–30 (contract form), arts. 32–52 (termination),
  arts. 128–151 (working time), arts. 154–173 (annual leave), arts. 18³ᵃ–18³ᵉ
  (non-discrimination), art. 94³ (mobbing).
- **"Umowa o pracę" vs civil-law engagements**: Polish law strictly distinguishes
  employment (umowa o pracę) from civil-law engagements (umowa zlecenia, umowa o dzieło,
  B2B). If the actual performance bears the hallmarks of employment (subordination, fixed
  place and time, personal performance — art. 22 k.p.), the relationship is treated as
  employment regardless of label. Courts and PIP can reclassify. Flag this risk in
  advisory translations.
- **Fixed-term contract limits**: Under art. 25¹ k.p., the maximum total duration of
  fixed-term contracts with the same employer is 33 months and the maximum number is 3.
  A 4th contract or any period beyond 33 months is automatically treated as open-ended.
  Exceptions: replacement contracts, seasonal work, term connected to an objective reason.
- **Notice periods (art. 36 k.p.)**: Open-ended and fixed-term contracts: 2 weeks (<6
  months' employment), 1 month (6 months–3 years), 3 months (>3 years). Trial-period
  contracts have shorter notice (3 days to 2 weeks). Notice must be in writing with
  justification for open-ended contracts.
- **"Ciężkie naruszenie" (gross breach) — art. 52 k.p.**: Summary dismissal requires a
  specific, written statement of cause, served within 1 month of the employer becoming
  aware of the cause. Consultation with trade union (if applicable) required. Challenging
  party may claim reinstatement or compensation. Strictly limited grounds — flag
  consistently.
- **Post-termination non-compete (arts. 101¹–101⁴ k.p.)**: Must be in writing, specify
  duration, and provide compensation of at least 25% of salary the employee received
  pre-termination over the relevant period. Without compensation, the clause is
  unenforceable against the employee. The employer may terminate early only if
  contractually agreed.
- **Collective redundancies**: Governed by the Act of 13 March 2003. Applies when
  dismissals reach thresholds (10/10%/30 depending on workforce size) within 30 days.
  Triggers consultation, notification to PUP (labor office), and entitlement to
  severance pay (1–3 months' salary depending on tenure).
- **PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe)**: Mandatory universal long-term savings scheme
  introduced 2019. All employers must offer PPK to employees unless a qualifying PPE is
  in place. Employee contributions default-on; employees may opt out.
- **Employee data**: Scope of employee personal data the employer may request is
  exhaustively listed in art. 22¹ k.p. Processing beyond the list requires employee
  consent or another GDPR basis. Flag in employment-related DPAs.
- **Praca zdalna (remote work)**: Formalized in k.p. arts. 67¹⁸–67³⁴ (effective April
  2023), replacing the older telework provisions. Includes cost reimbursement
  obligations, occupational safety duties, and rights to recall to the workplace.
- **B2B / self-employment arrangements**: Common in IT and professional services. Risk
  of ZUS or tax reclassification if the arrangement has employment hallmarks. Civil-law
  agreements with former employers within 2 years of termination may be scrutinized.
- **ZFŚS (Company Social Benefits Fund)**: Mandatory for employers with 50+ employees
  (as of 1 January; smaller employers may opt in). Benefits distribution must observe
  the "social criterion" (kryterium socjalne) — i.e., linked to the beneficiary's family
  and financial situation.

## Additional Polish Employment Mappings (extended)

| Polish | English |
|---|---|
| Kodeks pracy (k.p.) — ustawa z 26 czerwca 1974 r. | Labor Code |
| umowa na okres próbny | probationary contract (max. 3 months) |
| umowa o pracę nakładczą | outwork contract |
| niepełny wymiar czasu pracy | part-time employment |
| telepraca / praca zdalna | telework / remote work (2023 Labor Code reform) |
| praca zdalna okazjonalna | occasional remote work (up to 24 days/year) |
| umowa zlecenia (k.c.) | mandate contract (Civil Code — quasi-employment) |
| umowa o dzieło (k.c.) | specific-task contract (Civil Code — quasi-employment) |
| samozatrudnienie / B2B | self-employment / B2B contract |
| test zatrudnienia | employment test (to distinguish employment from civil-law contract) |
| wynagrodzenie | remuneration / wage |
| dodatki | allowances |
| premia uznaniowa / regulaminowa | discretionary / regulated bonus |
| trzynasta pensja | 13th-month salary |
| nagroda jubileuszowa | long-service award |
| odprawa emerytalno-rentowa | retirement / disability severance pay |
| odprawa z tytułu zwolnienia grupowego | severance pay on collective redundancy (Act of 13 March 2003) |
| urlop wypoczynkowy (20/26 dni) | annual leave (20/26 days depending on service) |
| urlop na żądanie (4 dni) | leave on demand (4 days/year) |
| urlop rodzicielski (41/43 tygodni) | parental leave (41/43 weeks — 2023 reform) |
| urlop opiekuńczy (5 dni) | caregiver leave (US) / carer's leave (UK) (5 days — 2023 reform) |
| zwolnienie na poszukiwanie pracy | leave for job search |
| rozwiązanie stosunku pracy | termination of employment relationship |
| rozwiązanie za porozumieniem stron | termination by mutual agreement |
| wypowiedzenie przez pracodawcę | termination by employer with notice |
| wypowiedzenie przez pracownika | resignation by employee with notice |
| rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) | summary dismissal for employee's fault (Art. 52) |
| rozwiązanie bez wypowiedzenia bez winy | summary dismissal without employee's fault (Art. 53) |
| zwolnienie grupowe (ustawa z 13 marca 2003 r.) | collective redundancy (Act of 13 March 2003) |
| okres wypowiedzenia | notice period (2 weeks / 1 month / 3 months by service length) |
| przyczyna wypowiedzenia | grounds for termination |
| roszczenia pracownika | employee's claims (reinstatement, damages, pay for notice) |
| odszkodowanie z tytułu bezprawnego wypowiedzenia | compensation for unlawful dismissal |
| zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia | post-employment non-compete (Art. 101¹-101⁴ k.p.) |
| odszkodowanie za zakaz konkurencji | non-compete compensation (min. 25% of received wages) |
| obowiązek zachowania poufności | duty of confidentiality |
| mobbing | mobbing / workplace harassment (Art. 94³ k.p.) |
| dyskryminacja | discrimination (Arts. 11³, 18³ᵃ-18³ᵉ k.p.) |
| układ zbiorowy pracy | collective bargaining agreement (CBA) |
| porozumienie zbiorowe | collective agreement (non-CBA form) |
| sąd pracy | labor court (first-instance labor chamber) |
| ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) | Social Insurance Institution |
| emerytura pomostowa | bridging pension |
| PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) | Employee Capital Plans |
| PPE (Pracownicze Programy Emerytalne) | occupational pension schemes |
