# Polish — NDAs and Service Agreements Sub-Lexicon

Maps Polish confidentiality and services vocabulary to correct English equivalents.
Covers umowa o zachowaniu poufności (NDA), and umowa o świadczenie usług,
umowa o dzieło, umowa zlecenia, umowa ramowa, umowa SLA and outsourcing.

See also `polish-corporate-ma-jv.md` and `polish-ip-it-technology.md`.

---

## Part 1 — NDAs / Confidentiality (Poufność)

### Core NDA Terms

| Polish | English |
|---|---|
| umowa o zachowaniu poufności (NDA) | non-disclosure agreement (NDA) |
| umowa poufności / klauzula poufności | confidentiality agreement / confidentiality clause |
| jednostronna umowa NDA | unilateral NDA / one-way NDA |
| dwustronna / wzajemna umowa NDA | mutual / bilateral NDA |
| wielostronna umowa NDA | multilateral NDA |
| strona ujawniająca | disclosing party |
| strona otrzymująca | receiving party |
| informacja poufna | confidential information |
| informacja zastrzeżona | proprietary information |
| tajemnica przedsiębiorstwa | trade secret / business secret |
| know-how / wiedza techniczna | know-how |
| obowiązek zachowania poufności | confidentiality obligation / duty of confidentiality |
| zakaz ujawniania | non-disclosure obligation |
| zakaz wykorzystywania | non-use obligation |
| cel / dozwolony cel | purpose / permitted purpose |
| zakaz wykorzystywania poza celem | prohibition on use outside the permitted purpose |
| oznaczenie poufności | confidentiality marking |
| pisemne oznaczenie | written designation |
| pisemne potwierdzenie ujawnienia ustnego | written confirmation of oral disclosure |
| uprawnieni odbiorcy | permitted disclosees / authorised recipients |
| członkowie organów i pracownicy | officers and employees |
| podmioty powiązane / spółki z grupy | affiliates / group companies |
| doradcy prawni i finansowi | legal and financial advisers |
| zasada need-to-know / niezbędnej wiedzy | need-to-know basis |
| zakaz dalszego ujawniania | restriction on onward disclosure |
| zakaz kopiowania | restriction on copying |
| zakaz inżynierii wstecznej | prohibition on reverse engineering |
| brak gwarancji dokładności i kompletności | no representation or warranty as to accuracy |
| brak wiążących zobowiązań | no binding commitment |
| zachowanie praw własności intelektualnej | intellectual property reservation |
| klauzula residuals / pozostałości | residuals clause |

### M&A / Transactional NDA Provisions

| Polish | English |
|---|---|
| klauzula standstill | standstill provision |
| zakaz nakłaniania pracowników | non-solicitation of employees |
| zakaz obchodzenia / non-circumvention | non-circumvention |
| clean team / zespół niezależny | clean team |
| data room / wirtualny data room (VDR) | data room (VDR) |
| regulamin data room | data room rules |

### Exceptions and Exclusions

| Polish | English |
|---|---|
| wyłączenia spod obowiązku poufności | exceptions to confidentiality / exclusions |
| informacje powszechnie znane / informacje publicznie dostępne | publicly available information |
| informacje już posiadane przez otrzymującego | information already in the recipient's possession |
| informacje opracowane niezależnie | independently developed information |
| informacje uzyskane od osoby trzeciej bez naruszenia | information lawfully received from a third party |
| ujawnienie wymagane przez prawo | disclosure required by law |
| postanowienie sądu lub organu | order of a court or authority |
| obowiązek uprzedniego zawiadomienia | obligation to give prior notice |
| sygnalista (whistleblower) | whistleblowing carve-out |
| ustawa o sygnalistach | Act on Whistleblower Protection |

### Term, Return and Remedies

| Polish | English |
|---|---|
| okres poufności | confidentiality period |
| okres obowiązywania | term / duration |
| postanowienia obowiązujące po ustaniu umowy | survival (of obligations) |
| zwrot informacji poufnych | return of confidential information |
| zniszczenie informacji poufnych | destruction of confidential information |
| zniszczenie pozostałych kopii | destruction of residual copies |
| zaświadczenie o zniszczeniu | certificate of destruction |
| wyjątek dla kopii zapasowych / archiwalnych | back-up / archival exception |
| naruszenie obowiązku poufności | breach of confidentiality |
| zabezpieczenie roszczeń / zakaz sądowy | injunctive relief / interim measures |
| zabezpieczenie tymczasowe | interim / preliminary injunction (art. 730 k.p.c.) |
| odszkodowanie / roszczenie odszkodowawcze | damages / claim for damages |
| kara umowna | contractual penalty / liquidated damages (art. 483 k.c.) |
| roszczenia z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji | remedies under the Act on Combating Unfair Competition |
| bezprawne uzyskanie / wykorzystanie tajemnicy przedsiębiorstwa | unlawful acquisition / use of trade secrets |

### NDA Section Headings

| Polish | English |
|---|---|
| DEFINICJE | DEFINITIONS |
| INFORMACJE POUFNE | CONFIDENTIAL INFORMATION |
| OBOWIĄZKI POUFNOŚCI | CONFIDENTIALITY OBLIGATIONS |
| OGRANICZENIA W WYKORZYSTYWANIU | RESTRICTIONS ON USE |
| WYŁĄCZENIA | EXCEPTIONS |
| ZWROT I ZNISZCZENIE | RETURN AND DESTRUCTION |
| ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ | REMEDIES |
| PRAWO WŁAŚCIWE I JURYSDYKCJA | GOVERNING LAW AND JURISDICTION |
| POSTANOWIENIA KOŃCOWE | MISCELLANEOUS |

---

## Part 2 — Service Agreements

### Core Service Agreement Terms

| Polish | English |
|---|---|
| umowa o świadczenie usług | service agreement |
| umowa zlecenia | contract of mandate (zlecenie — k.c. art. 734) |
| umowa o dzieło | contract for a specific work / contract for work (dzieło — k.c. art. 627) |
| umowa o świadczenie usług do której stosuje się przepisy o zleceniu | services agreement (subject to mandate rules — k.c. art. 750) |
| umowa o poziomie usług (SLA) | service level agreement (SLA) |
| umowa outsourcingowa | outsourcing agreement |
| umowa managed services | managed services agreement |
| umowa konsultingowa / doradztwa | consultancy agreement |
| umowa utrzymaniowa / serwisowa | maintenance agreement |
| umowa o świadczenie pomocy technicznej | technical assistance agreement |
| umowa ramowa | master services agreement (MSA) / framework agreement |
| zamówienie jednostkowe / SOW | statement of work (SOW) / work order |
| umowa podwykonawcza | subcontracting agreement |
| wykonawca / usługodawca | service provider / contractor |
| zamawiający / klient | client / customer |
| podwykonawca | subcontractor |
| usługi | services |
| zakres usług | scope of services |
| opis usług / specyfikacja | service description / specifications |
| poziomy usług | service levels |
| kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) | key performance indicators (KPIs) |
| cele poziomu usług (SLO) | service level objectives (SLOs) |
| czas reakcji | response time |
| czas naprawy / rozwiązania | resolution time |
| dostępność / czas bezawaryjnej pracy | availability / uptime |
| okno serwisowe | maintenance window |
| produkt / rezultat (deliverable) | deliverable |
| kamień milowy | milestone |

### Fee and Payment Terms

| Polish | English |
|---|---|
| wynagrodzenie | fee / remuneration |
| wynagrodzenie ryczałtowe | fixed fee / lump sum |
| stawka godzinowa | hourly rate |
| stawka dzienna | daily rate |
| wynagrodzenie time-and-materials | time-and-materials fee |
| wynagrodzenie kosztowe (cost-plus) | cost-plus fee |
| limit / górna granica | cap / not-to-exceed amount |
| service credits / potrącenia z tytułu SLA | service credits |
| premia za wyniki | performance bonus |
| przegląd benchmarkowy | benchmark review |
| wynagrodzenie sukcesowe | success fee / contingency fee |
| ryczałt miesięczny | monthly retainer |
| zwrot wydatków / koszty | expenses / out-of-pocket costs |
| faktura | invoice |
| termin płatności | payment due date |
| warunki płatności | payment terms |
| odsetki za opóźnienie | late payment interest / default interest |
| podatek u źródła | withholding tax |
| podatek VAT | VAT |
| mechanizm podzielonej płatności (MPP) | split payment mechanism |

### Acceptance and Handover

| Polish | English |
|---|---|
| odbiór / testy akceptacyjne | acceptance / acceptance testing |
| kryteria odbioru | acceptance criteria |
| okres odbioru | acceptance period |
| okres próbny / pilotaż | trial period / pilot period |
| domniemany odbiór / milczący odbiór | deemed acceptance |
| odrzucenie / niezgodność | rejection / non-conformity |
| usunięcie wad / poprawki | rectification / cure / rework |
| przekazanie | handover |
| plan przejścia | transition plan |
| faza rozpoczęcia / on-boarding | on-boarding / transition-in |
| faza zakończenia / off-boarding | off-boarding / transition-out / exit assistance |
| plan wyjścia | exit plan / disengagement plan |

### Operational and Obligation Terms

| Polish | English |
|---|---|
| obowiązek należytej staranności | duty of care |
| należyta staranność zawodowa (art. 355 § 2 k.c.) | professional standard of care |
| obowiązek raportowania | reporting obligation |
| obowiązek współdziałania | duty to cooperate |
| podwykonawstwo | subcontracting |
| ograniczenie podwykonawstwa | restriction on subcontracting |
| help desk / służba wsparcia | help desk / service desk |
| zgłoszenie / ticket | ticket / service request |
| incydent | incident |
| problem | problem |
| eskalacja | escalation |
| priorytet / poziom istotności | priority / severity level |
| raport okresowy | periodic report / service report |
| spotkanie przeglądowe | review meeting |
| zarządzanie umową | contract governance |
| kierownik umowy | contract manager |
| punkt kontaktowy | point of contact |
| komitet sterujący | steering committee / governance committee |
| kluczowi pracownicy | key personnel |

### Legal and Commercial Terms

| Polish | English |
|---|---|
| okres początkowy | initial term |
| odnowienie / przedłużenie | renewal |
| automatyczne odnowienie | automatic renewal |
| zawiadomienie o nieprzedłużeniu | notice of non-renewal |
| rozwiązanie w trybie wypowiedzenia (dla wygody) | termination for convenience |
| rozwiązanie z przyczyny / z winy | termination for cause / termination for breach |
| istotne naruszenie | material breach |
| okres naprawczy / okres uzdrowienia | cure period / remedy period |
| zmiana kontroli | change of control |
| okres wypowiedzenia | notice period |
| siła wyższa | force majeure |
| ograniczenie odpowiedzialności / limit odpowiedzialności | limitation of liability / liability cap |
| wyłączenie odpowiedzialności | exclusion of liability |
| szkody wyłączone / szkody pośrednie / szkody następcze | excluded losses / indirect and consequential damages |
| szkody bezpośrednie | direct damages |
| utracone korzyści | loss of profits |
| rękojmia | statutory warranty for defects |
| gwarancja jakości | quality guarantee |
| okres rękojmi / okres gwarancji | warranty period |
| zwolnienie z odpowiedzialności (indemnity) | indemnity |
| ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej (OC zawodowe) | professional indemnity insurance |
| ubezpieczenie OC ogólnej | public liability insurance |
| cyberubezpieczenie | cyber liability insurance |
| prawa własności intelektualnej | intellectual property rights |
| prawo autorskie | copyright |
| przeniesienie autorskich praw majątkowych | transfer of economic copyright |
| pola eksploatacji | fields of exploitation |
| prawo autorskie do rezultatów prac | copyright in the deliverables |
| utwór pracowniczy (art. 12 ustawy o prawie autorskim) | employee work / work made in the course of employment |
| autorskie prawa osobiste | moral rights (non-transferable under Polish law) |
| zobowiązanie do niewykonywania autorskich praw osobistych | undertaking not to exercise moral rights |
| background IP / foreground IP | background IP / foreground IP |
| licencja zwrotna | licence-back |
| dane osobowe | personal data |
| przetwarzanie danych osobowych | processing of personal data |
| podmiot przetwarzający (procesor) | data processor |
| administrator danych | data controller |
| umowa powierzenia przetwarzania danych | data processing agreement (DPA) |
| dalszy podmiot przetwarzający / podprocesor | sub-processor |
| przekazywanie obowiązków na podwykonawców (flow-down) | flow-down |

### Service Agreement Section Headings

| Polish | English |
|---|---|
| PRZEDMIOT UMOWY / ZAKRES USŁUG | PURPOSE / SCOPE OF SERVICES |
| WYNAGRODZENIE I PŁATNOŚCI | FEES AND PAYMENT |
| ODBIÓR I DOSTAWA | DELIVERY AND ACCEPTANCE |
| PRZEJŚCIE / WYJŚCIE | HANDOVER / TRANSITION |
| UBEZPIECZENIA | INSURANCE |
| RĘKOJMIA I GWARANCJA | WARRANTY |
| POUFNOŚĆ | CONFIDENTIALITY |
| OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH | DATA PROTECTION |
| ODPOWIEDZIALNOŚĆ | LIABILITY |
| ROZWIĄZANIE UMOWY | TERMINATION |

---

## Notes

- **Tajemnica przedsiębiorstwa (trade secret)**: Defined in art. 11 ust. 2 of the Act on
  Combating Unfair Competition (u.z.n.k.) — technical, technological, organisational or
  other information of economic value that (1) is not generally known, (2) is not readily
  accessible to persons normally dealing with such information, and (3) the entitled
  person has taken reasonable steps to keep it confidential. Reform of 2018 implemented
  the EU Trade Secrets Directive (2016/943). Reference as "Act on Combating Unfair
  Competition" on first mention.
- **Kara umowna (contractual penalty)**: Governed by k.c. art. 483–484. Key features: (1)
  available only for non-monetary obligations — a contractual penalty for monetary
  obligations is void; (2) court may reduce an excessive penalty (miarkowanie — art. 484
  § 2); (3) payable regardless of proof of damage. In English translation render as
  "liquidated damages" in commercial context (avoid "penalty" as unenforceable under
  English law); use "service credits" in SLAs. Highlight the monetary-obligations
  restriction.
- **"Umowa zlecenia" vs "umowa o dzieło"**: Fundamental Polish-law distinction. Umowa
  zlecenia (k.c. art. 734–751) = mandate / best-efforts obligation — the contractor
  performs diligent services but does not guarantee a result; subject to ZUS (social
  security) contributions. Umowa o dzieło (k.c. art. 627–646) = contract for work /
  results-based obligation — the contractor delivers a specified result; no ZUS
  contributions (subject to exceptions). Tax and social-security consequences are
  different — always identify the applicable type. Art. 750 k.c. extends zlecenie rules
  to service agreements not otherwise regulated.
- **Autorskie prawa osobiste (moral rights)**: Non-transferable under Polish Copyright Act
  (arts. 16, 78). Standard practice in commissioned-work contracts is an undertaking by
  the author not to exercise moral rights (zobowiązanie do niewykonywania autorskich praw
  osobistych) rather than a transfer. Translate accordingly — a "transfer of moral rights"
  is legally impossible in Poland.
- **Pola eksploatacji (fields of exploitation)**: Polish Copyright Act art. 50 requires
  that a copyright transfer specifically identify the fields of exploitation (pola
  eksploatacji — e.g., reproduction, distribution, public display). Transfers for unnamed
  fields are void (art. 41 § 2). Highlight — this is a mandatory drafting requirement
  unique to Polish copyright law.
- **Utwór pracowniczy (employee work)**: Under art. 12 of the Copyright Act, the employer
  acquires economic rights to works created by employees within their employment duties
  upon acceptance. For commissioned works outside employment, rights must be contractually
  transferred with fields-of-exploitation specificity.
- **RODO / UODO**: Poland applies the GDPR directly, supplemented by the Polish Personal
  Data Protection Act (UODO) of 10 May 2018. The Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
  (PUODO) is the supervisory authority. Translate "RODO" as "GDPR" and "UODO" as the
  "Personal Data Protection Act".
- **Sygnaliści (Whistleblowers)**: The Act on Whistleblower Protection of 14 June 2024
  implements EU Directive 2019/1937. Obligation to establish internal reporting procedures
  applies to employers with 50+ employees (with phased entry in force). Reference in
  whistleblowing carve-outs.
- **Zabezpieczenie (interim measures)**: Interim injunctions are governed by k.p.c. arts.
  730–757. The applicant must show a credibly established claim and a legal interest in
  obtaining security. Non-monetary security typically takes the form of a prohibitory
  order. Translate as "interim measures" or "interlocutory injunction".
- **Split payment (MPP)**: The split-payment mechanism applies mandatorily to B2B
  invoices over PLN 15,000 for listed sensitive goods and services. Impacts payment
  clauses in services contracts — the payee's VAT account is automatically credited.
- **"Umowa ramowa" and SOWs**: Polish practice accepts master-agreement / SOW structures.
  However, under k.c., an SOW that merely re-identifies services falls under art. 750
  (services mandate); if it specifies a work product, it may qualify as umowa o dzieło —
  triggering different warranty and social-security consequences. Flag in cross-border
  MSA drafting.
- **VAT rate on services**: Standard VAT rate 23% applies to most services. Certain
  services (e.g., medical, educational, financial) are exempt. Reverse charge applies to
  cross-border B2B services.
