# Polish — Public Procurement Sub-Lexicon

Maps Polish public-procurement vocabulary to correct English equivalents.
Covers the Public Procurement Law (Prawo zamówień publicznych — PZP) 2019,
contract-award procedures, dispute resolution (KIO), and concessions.

## Regulatory Framework

| Polish | English |
|---|---|
| Prawo zamówień publicznych (PZP) | Public Procurement Law |
| ustawa o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi | Act on Works and Services Concessions |
| ustawa o partnerstwie publiczno-prywatnym | Act on Public-Private Partnership |
| Urząd Zamówień Publicznych (UZP) | Public Procurement Office |
| Prezes UZP | President of the Public Procurement Office |
| Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) | National Appeals Chamber |
| rozporządzenie wykonawcze | implementing regulation |
| dyrektywa klasyczna (2014/24/UE) | Public Sector Directive |
| dyrektywa sektorowa (2014/25/UE) | Utilities Directive |
| dyrektywa koncesyjna (2014/23/UE) | Concessions Directive |
| dyrektywa obronna (2009/81/WE) | Defence Procurement Directive |

## Actors

| Polish | English |
|---|---|
| zamawiający | contracting authority / contracting entity |
| zamawiający klasyczny / publiczny | classical contracting authority |
| zamawiający sektorowy | utility / sectoral contracting entity |
| zamawiający subsydiowany | subsidised contracting authority |
| centralny zamawiający | central purchasing body |
| wykonawca | economic operator / contractor |
| wykonawcy występujący wspólnie / konsorcjum | joint bidders / consortium |
| lider konsorcjum | consortium leader |
| podwykonawca | subcontractor |
| podmiot udostępniający zasoby | third party providing resources |
| oferent | bidder |

## Procedure Types

| Polish | English |
|---|---|
| przetarg nieograniczony | open tender |
| przetarg ograniczony | restricted tender |
| negocjacje z ogłoszeniem | competitive procedure with negotiation |
| dialog konkurencyjny | competitive dialogue |
| partnerstwo innowacyjne | innovation partnership |
| negocjacje bez ogłoszenia | negotiated procedure without publication |
| zamówienie z wolnej ręki | single-source procurement |
| tryb podstawowy (pod progiem UE) | basic procedure (below-EU-threshold) |
| tryb podstawowy bez negocjacji / z możliwością negocjacji / z negocjacjami | basic procedure without / with optional / with negotiations |
| konkurs | design contest |
| umowa ramowa | framework agreement |
| dynamiczny system zakupów (DSZ) | dynamic purchasing system |
| aukcja elektroniczna | electronic auction |
| licytacja elektroniczna | electronic bidding |
| zamówienie na usługi społeczne | social services procurement |

## Thresholds and Scope

| Polish | English |
|---|---|
| próg unijny | EU threshold |
| zamówienie powyżej / poniżej progu UE | above / below EU threshold |
| zamówienie bagatelne | low-value procurement |
| Wspólny Słownik Zamówień (CPV) | Common Procurement Vocabulary (CPV) |
| szacunkowa wartość zamówienia | estimated contract value |
| zamówienia klasyczne | classical contracts |
| zamówienia sektorowe | sectoral contracts |
| zamówienia z dziedziny obronności i bezpieczeństwa | defence and security contracts |
| wyłączenia ze stosowania ustawy | exclusions from PZP application |
| zamówienia in-house | in-house contracts |
| współpraca publiczno-publiczna (horizontal) | horizontal public-public cooperation |

## Tender Documents

| Polish | English |
|---|---|
| ogłoszenie o zamówieniu | contract notice |
| ogłoszenie o udzieleniu zamówienia | contract-award notice |
| specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) | tender specifications |
| opis przedmiotu zamówienia (OPZ) | description of the subject matter |
| opis techniczny | technical description |
| kryteria kwalifikacji | qualification criteria |
| jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ) | European Single Procurement Document (ESPD) |
| oświadczenie wstępne | preliminary declaration |
| przedmiotowe środki dowodowe | object-matter evidence |
| kryteria oceny ofert | award criteria |
| cena / koszt jako kryterium | price / cost as criterion |
| najkorzystniejsza oferta / MEAT | most economically advantageous tender (MEAT) |
| rażąco niska cena | abnormally low price |
| wyjaśnienia ceny | explanations of pricing |

## Bid Management

| Polish | English |
|---|---|
| oferta | tender / bid |
| oferta częściowa | partial tender |
| oferta wariantowa | variant tender |
| termin składania ofert | deadline for submission of tenders |
| termin otwarcia ofert | tender opening date |
| wadium | tender deposit / bid bond |
| zabezpieczenie należytego wykonania umowy | performance security |
| związanie ofertą | tender validity |
| wezwanie do uzupełnienia / wyjaśnienia | request for supplementation / clarification |
| rażąco niska cena — wyjaśnienia | abnormally low price — justifications |
| konflikt interesów | conflict of interest |
| tajemnica przedsiębiorstwa w ofercie | trade secret in tender |
| oferta odrzucona | rejected tender |
| przesłanki odrzucenia | grounds for rejection |
| przesłanki wykluczenia wykonawcy | grounds for exclusion of economic operator |
| samooczyszczenie (self-cleaning) | self-cleaning |

## Award and Contract

| Polish | English |
|---|---|
| wybór najkorzystniejszej oferty | selection of the MEAT |
| zawiadomienie o wyborze | notice of award |
| umowa w sprawie zamówienia publicznego | public procurement contract |
| zawarcie umowy | conclusion of the contract |
| termin standstill | standstill period |
| zmiana umowy | contract modification |
| klauzule waloryzacyjne / rewizyjne | indexation / review clauses |
| klauzule abuzywne zakazane w PZP | abusive clauses prohibited under PZP |
| klauzule obligatoryjne | mandatory clauses |
| klauzule społeczne | social clauses |
| klauzule środowiskowe (zielone) | environmental (green) clauses |
| podwykonawstwo | subcontracting |
| umowa podwykonawcza | subcontract |
| bezpośrednia zapłata podwykonawcom | direct payment to subcontractors |

## Remedies and Control

| Polish | English |
|---|---|
| środki ochrony prawnej | legal remedies |
| odwołanie do KIO | appeal to the National Appeals Chamber |
| wpis od odwołania | appeal filing fee |
| postępowanie odwoławcze | appeal proceedings |
| wyrok KIO | KIO judgment |
| skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie | complaint to the Regional Court in Warsaw |
| kontrola uprzednia / doraźna Prezesa UZP | ex-ante / ad-hoc control by the President of UZP |
| kontrola NIK (Najwyższa Izba Kontroli) | NIK (Supreme Audit Office) control |
| kontrola regionalnych izb obrachunkowych (RIO) | control by Regional Chambers of Audit |
| Centralne Biuro Antykorupcyjne (CBA) | Central Anti-Corruption Bureau |

## Digital Procurement

| Polish | English |
|---|---|
| Platforma e-Zamówienia | e-Procurement Platform |
| miniPortal UZP | UZP mini-Portal |
| postępowanie w formie elektronicznej | electronic-form procurement |
| podpis elektroniczny kwalifikowany | qualified electronic signature |
| podpis zaufany | trusted signature |
| podpis osobisty | personal signature (e-ID) |
| elektroniczne dokumenty zamówieniowe | electronic procurement documents |

## Notes

- **PZP 2019**: The Public Procurement Law of 11 September 2019 entered into force on 1
  January 2021, replacing the 2004 act. Implements the 2014 EU procurement directives
  and significantly modernises and simplifies Polish procurement. Reference as "PZP" or
  "Public Procurement Law" on first mention.
- **Thresholds**: EU thresholds are periodically revised (approximately every 2 years).
  Classical-sector thresholds: EUR 143,000 (central government) / EUR 221,000 (sub-central)
  for supplies and services; EUR 5,538,000 for works. Verify current figures.
- **KIO (Krajowa Izba Odwoławcza)**: Independent appeals body with exclusive
  first-instance jurisdiction over procurement disputes under PZP. Members are
  qualified lawyers. Decisions are subject to complaint to the Regional Court in Warsaw.
  KIO is a court under Directive 2007/66/EC.
- **Appeal timing**: Strict and short timelines — generally 10 days (above-EU threshold)
  or 5 days (below-threshold) from the act being challenged. Missed deadlines are
  typically fatal. Flag consistently in translations of procurement correspondence.
- **Standstill period**: After the award notice and before contract conclusion, a
  standstill period applies (10 days above-threshold, 5 days below) allowing time to
  file an appeal. Contracts concluded during standstill may be invalidated.
- **Mandatory exclusion grounds** (art. 108 PZP): Include final conviction for certain
  criminal offences (fraud, corruption, organised crime, terrorism financing, tax
  offences, employment offences, environmental offences), serious violations of labour
  or environmental law, etc. Discretionary exclusion grounds (art. 109) allow
  exclusion for other circumstances.
- **Self-cleaning (samooczyszczenie)**: An economic operator subject to exclusion may
  demonstrate reliability by showing remedial measures (compensation, cooperation with
  investigating authorities, internal controls, staff changes). Assessed by the
  contracting authority. Specific procedural requirements apply.
- **"Rażąco niska cena" (abnormally low price)**: If the price is at least 30% below the
  average price of other tenders or the estimated value, the contracting authority must
  seek explanations (art. 224 PZP). Failure to justify results in rejection.
- **Abusive clauses prohibition (art. 433 PZP)**: PZP expressly prohibits certain clauses
  in public contracts (e.g., unilateral termination for convenience, unlimited
  contractor liability, excessive contractual penalties). This is a major difference
  from private-sector contracts.
- **Indexation clauses (art. 439 PZP)**: For contracts longer than 6 months, price
  indexation clauses must be included. Clauses must specify the indexation mechanism,
  caps, and triggering thresholds. In force since 2021 — shifts substantial risk from
  contractors to contracting authorities.
- **Subcontractor direct payment (arts. 464–465 PZP)**: For works contracts, the
  contracting authority must supervise subcontractor payments and may pay
  subcontractors directly if the contractor fails to do so. Links to k.c. art. 647¹
  investor joint liability — see `polish-real-estate.md`.
- **In-house contracting**: Transposition of Teckal / Directive 2014/24 rules. Strict
  conditions (80% activity test, similar control, no private capital participation with
  limited exceptions). Frequently used for municipal waste collection and transport.
- **Concessions**: Governed by a separate act (Works and Services Concessions Act of
  2016) rather than PZP. Different threshold (EUR 5,538,000) and simpler procedure.
  Operational risk must shift to the concessionaire — distinguishing feature from
  standard procurement.
- **PPP**: Covered by the PPP Act of 2008, as amended. Combines public-procurement
  rules and concession rules depending on the nature of the engagement. Strategic for
  large infrastructure projects — often combined with EU funding.

## Additional Polish Public Procurement Mappings (extended)

| Polish | English |
|---|---|
| Prawo zamówień publicznych (PZP) — ustawa z 11 września 2019 r. | Public Procurement Law |
| zamówienie publiczne | public contract |
| koncesja | concession |
| dynamiczny system zakupów | dynamic purchasing system |
| Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) | Public Procurement Bulletin |
| e-Zamówienia | e-Procurement platform |
| mini-portal | Mini-portal (EU-threshold e-procurement) |
| Dziennik Urzędowy UE / TED | Official Journal of the EU / TED |
| wartość zamówienia | contract value |
| progi unijne | EU thresholds |
| tryb podstawowy | basic procedure (below-EU-threshold) |
| zapytanie o cenę | price inquiry |
| dokumenty zamówienia / specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) | tender documents / Terms of Reference |
| wzór umowy | model contract |
| kryterium oceny ofert | award criterion |
| cena jako jedyne kryterium | price as the sole criterion |
| najkorzystniejsza ekonomicznie oferta | most economically advantageous tender (MEAT) |
| warunki udziału w postępowaniu | conditions for participation |
| kryteria selekcji | selection criteria |
| podmiotowe środki dowodowe | subjective evidence (self-declarations, certificates) |
| jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ / ESPD) | European Single Procurement Document (ESPD) |
| wykluczenie (obligatoryjne / fakultatywne) | exclusion (mandatory / discretionary) |
| poleganie na zdolnościach innych podmiotów | reliance on other entities' capacities |
| konsorcjum | consortium |
| zatrzymanie wadium | forfeiture of tender security |
| informacja o wyniku postępowania | information about the outcome |
| unieważnienie postępowania | cancellation of the procedure |
| udzielenie zamówienia | award of the contract |
| skarga do sądu zamówień publicznych (SO w Warszawie) | complaint to the Public Procurement Court (Warsaw District Court) |
| kary umowne | contractual penalties |
| klauzule niedozwolone | prohibited clauses |
| zmiana umowy (art. 455) | contract modification (Art. 455 PZP) |
| rozwiązanie umowy | termination of the contract |
| odstąpienie od umowy | rescission of the contract |
| rejestr umów | contract register |
| Baza Konkurencyjności | Competitiveness Base (EU-funded projects) |
| zielone zamówienia | green public procurement |
| społeczne zamówienia publiczne | socially responsible public procurement |
| zastrzeżenie umowy dla zakładów pracy chronionej | contracts reserved for sheltered workshops |
