# Polish — IP, Technology and IT Sub-Lexicon

Combines Polish-language IP/technology and IT/SaaS vocabulary. Part 1 covers copyright, industrial property (patents, designs, trade marks), trade secrets and technology transfer. Part 2 covers software licensing, SaaS/cloud services, implementation projects, SLAs, data processing and cybersecurity.

---

## Part 1 — Intellectual Property and Technology

Maps Polish intellectual property and technology vocabulary to correct English equivalents.
Covers copyright, trade marks, patents, designs, trade secrets, licensing and
research-and-development arrangements.

## Copyright

| Polish | English |
|---|---|
| prawo autorskie | copyright |
| ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych | Act on Copyright and Related Rights |
| utwór | work |
| utwór samoistny | independent work |
| utwór zależny | derivative work |
| utwór wspólny | joint work |
| utwór zbiorowy | collective work |
| utwór pracowniczy (art. 12) | employee work |
| utwór audiowizualny | audiovisual work |
| program komputerowy | computer program |
| baza danych (chroniona prawem sui generis) | sui generis database |
| twórca / współtwórca | author / co-author |
| autorskie prawa majątkowe | economic copyright |
| autorskie prawa osobiste | moral rights |
| pola eksploatacji | fields of exploitation |
| przeniesienie autorskich praw majątkowych | transfer of economic copyright |
| licencja wyłączna / niewyłączna | exclusive / non-exclusive license |
| licencja sublicencyjna | sub-license |
| licencja open source | open-source license |
| dozwolony użytek osobisty | permitted personal use |
| dozwolony użytek publiczny | permitted public use |
| cytat | quotation (permitted use) |
| parodia / pastisz / karykatura | parody / pastiche / caricature exception |
| organizacja zbiorowego zarządzania (OZZ) | collective management organization (CMO) |
| tantiemy | royalties |
| prawa pokrewne | related rights |
| artystyczne wykonanie | artistic performance |
| fonogram | phonogram |
| wideogram | videogram |

## Industrial Property (Patents, Designs, Utility Models)

| Polish | English |
|---|---|
| własność przemysłowa | industrial property |
| prawo własności przemysłowej (p.w.p.) | Industrial Property Law |
| Urząd Patentowy RP (UPRP) | Polish Patent Office |
| wynalazek | invention |
| patent | patent |
| zgłoszenie patentowe | patent application |
| opis patentowy | patent specification |
| zastrzeżenia patentowe | patent claims |
| sprawozdanie o stanie techniki | search report / state of the art |
| nowość / poziom wynalazczy / stosowalność przemysłowa | novelty / inventive step / industrial applicability |
| pierwszeństwo | priority |
| patent europejski | European patent |
| patent europejski jednolity (JPE) | unitary patent |
| Jednolity Sąd Patentowy (UPC) | Unified Patent Court (UPC) |
| wzór użytkowy | utility model |
| wzór przemysłowy | industrial design |
| znak towarowy | trademark (US) / trade mark (UK) |
| rejestracja znaku towarowego | trademark (US) / trade-mark (UK) registration |
| znak towarowy unijny (EUTM) | EU trademark (US) / EU trade mark (UK) (EUTM) |
| znak słowny / graficzny / słowno-graficzny | word / figurative / combined mark |
| znak przestrzenny / pozycyjny / dźwiękowy | 3D / position / sound mark |
| znak renomowany | reputed (well-known) trademark (US) / trade mark (UK) |
| sprzeciw | opposition |
| unieważnienie | invalidation |
| wygaśnięcie | lapse / revocation |
| topografia układów scalonych | topography of integrated circuits |
| oznaczenie geograficzne | geographical indication |

## Trade Secrets and Unfair Competition

| Polish | English |
|---|---|
| tajemnica przedsiębiorstwa | trade secret |
| ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (u.z.n.k.) | Act on Combating Unfair Competition |
| czyn nieuczciwej konkurencji | act of unfair competition |
| wprowadzające w błąd oznaczenie przedsiębiorstwa | misleading designation of the enterprise |
| wprowadzające w błąd reklama | misleading advertising |
| przejmowanie klientów / pracowników | poaching of clients / employees |
| nieuczciwe naśladownictwo | unfair imitation |
| roszczenie o zaniechanie | claim for cessation (injunction) |
| roszczenie o usunięcie skutków | claim for removal of effects |
| roszczenie o wydanie bezpodstawnie uzyskanych korzyści | claim for restitution of unjustly obtained benefits |
| naprawienie szkody | compensation of damage |

## Licensing and Technology Transfer

| Polish | English |
|---|---|
| umowa licencyjna | license agreement |
| licencja wyłączna / niewyłączna / ograniczona | exclusive / non-exclusive / restricted license |
| licencja na korzystanie / na odsprzedaż (SaaS) | end-user license / resale license |
| licencja white-label / OEM | white-label / OEM license |
| opłata licencyjna / royalty | license fee / royalty |
| opłata stała / zmienna | fixed / variable royalty |
| minimalna opłata licencyjna | minimum royalty |
| raportowanie sprzedaży | sales reporting |
| audyt licencyjny | license audit |
| transfer technologii | technology transfer |
| know-how | know-how |
| umowa o zachowaniu poufności (NDA) | NDA (see NDAs sub-lexicon) |
| wspólne badania i rozwój (JDA) | joint R&D agreement |
| umowa o wykonanie prac badawczo-rozwojowych | R&D contract |
| prace B+R | R&D activities |
| wyniki prac B+R | R&D results |
| background IP / foreground IP | background IP / foreground IP |
| klauzula non-assert / licencja zwrotna | non-assert / license-back |

## IT and Digital Services

| Polish | English |
|---|---|
| umowa wdrożeniowa | implementation agreement |
| umowa utrzymaniowa | maintenance agreement |
| umowa licencji na oprogramowanie | software license agreement |
| umowa na oprogramowanie jako usługa (SaaS) | SaaS agreement (see it-saas sub-lexicon) |
| escrow kodu źródłowego | source code escrow |
| akredytacja OZZ / CERT | CMO accreditation / CERT |
| Krajowy System Cyberbezpieczeństwa (KSC) | National Cybersecurity System |
| operator usługi kluczowej | operator of essential services |
| dostawca usługi cyfrowej | digital service provider |
| NIS2 (dyrektywa 2022/2555) | NIS2 Directive |
| cyfrowy bliźniak | digital twin |

## Data and AI

| Polish | English |
|---|---|
| dane | data |
| dane osobowe | personal data |
| dane nieosobowe | non-personal data |
| dane wrażliwe | sensitive data |
| anonimizacja / pseudonimizacja | anonymization / pseudonymization (US) / anonymisation / pseudonymisation (UK / GDPR text) |
| big data / uczenie maszynowe | big data / machine learning |
| sztuczna inteligencja (AI) | artificial intelligence (AI) |
| akt w sprawie AI (AI Act) | AI Act |
| system wysokiego ryzyka | high-risk AI system |
| Data Act / akt w sprawie danych | Data Act |
| Data Governance Act / akt w sprawie zarządzania danymi | Data Governance Act |
| text and data mining (TDM) | text and data mining (TDM) |

## Notes

- **Polish Copyright Act (ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych)**: Act of 4
  February 1994. Key provisions: arts. 1–4 (protected works), arts. 8–15 (authorship and
  joint works), arts. 12, 74 (employee works and software), arts. 16, 78 (moral rights),
  arts. 41–68 (transfers and licenses), arts. 74–77⁵ (computer programs). Moral rights
  are non-transferable — the standard drafting solution is an undertaking not to exercise
  them (zobowiązanie do niewykonywania autorskich praw osobistych).
- **Pola eksploatacji — art. 41 § 2 and art. 50**: A transfer or license of economic
  rights must expressly identify the fields of exploitation covered. Fields not expressly
  listed are excluded. Art. 50 lists illustrative examples (reproduction, distribution,
  public display, rental, lending, broadcasting, making available online, etc.). This is
  a mandatory drafting requirement — omissions render the transfer/license ineffective
  for the omitted fields. Highlight consistently.
- **"Utwór pracowniczy" — art. 12**: Employer acquires economic rights to works created
  by employees within their employment duties, upon acceptance of the work and within the
  purpose of the employment contract. Special rule for computer programs (art. 74 § 3) —
  economic rights vest in the employer by operation of law.
- **Prawo własności przemysłowej (p.w.p.)**: Act of 30 June 2000. Governs patents, utility
  models, industrial designs, trade marks, geographical indications, and topographies of
  integrated circuits. The Polish Patent Office (Urząd Patentowy RP) administers national
  industrial property rights and handles oppositions and invalidations.
- **EU patent regime — UP/UPC**: The Unitary Patent and Unified Patent Court system
  entered into force on 1 June 2023. Poland has not yet ratified — so Polish unitary-patent
  effects do not extend to Poland. Translate references to JPE/UPC with a note on the
  Polish position.
- **EUIPO trade marks and Community designs**: Polish practice uses both national
  (UPRP-registered) and EU-wide (EUIPO-registered) trade marks and Community designs.
  Translate acronyms: EUTM (EU Trade Mark), RCD (Registered Community Design).
- **U.z.n.k. (Act on Combating Unfair Competition of 16 April 1993)**: Governs trade
  secret protection (art. 11), misleading advertising (art. 16), passing off (art. 5–7),
  and other unfair-competition acts. Important remedies include cessation, removal of
  effects, restitution of unjustly obtained benefits (art. 18) — beyond damages.
- **Trade secret definition**: Per art. 11 ust. 2 u.z.n.k. (as amended in 2018 to
  implement EU Directive 2016/943) — (i) technical, technological, organizational or
  other information of economic value, (ii) not generally known or readily accessible,
  (iii) subject to reasonable confidentiality measures by the holder.
- **Collective management (OZZ)**: Under the Act on Collective Management of Copyright
  and Related Rights of 15 June 2018 (implementing Directive 2014/26/EU). Major CMOs
  include ZAiKS (literary and musical works), STOART, SAWP, ZPAV, Stowarzyszenie
  Filmowców Polskich. Mandatory collective management applies in certain areas (e.g.,
  cable retransmission).
- **IP Box (tax)**: 5% preferential CIT/PIT rate on qualifying IP income, subject to
  nexus approach. Requires extensive documentation of qualifying R&D activities. See
  taxes sub-lexicon.
- **NIS2 / KSC**: NIS2 Directive (2022/2555) must be implemented into Polish law via
  amendments to the Act on the National Cybersecurity System. Watch for evolving
  implementation status.
- **AI Act**: EU Regulation 2024/1689 applies directly across the EU including Poland.
  Phased entry into force; Polish supervisory authority structure is being established.
  Translate "akt w sprawie AI" consistently as "AI Act" (official name: Regulation laying
  down harmonized rules on artificial intelligence).

---

## Part 2 — IT, Software and SaaS

Maps Polish IT, software and SaaS vocabulary to correct English equivalents.
Covers software licensing, cloud services, implementation projects, SLA terms,
data processing, and cybersecurity obligations.

See also `polish-corporate-ma-jv.md` and `polish-ndas-service-agreements.md`.

## Software Licensing

| Polish | English |
|---|---|
| umowa licencyjna na oprogramowanie | software license agreement |
| licencja end-user (EULA) | end-user license agreement (EULA) |
| licencja jednostanowiskowa / sieciowa | single-seat / network license |
| licencja nazwana (named user) | named user license |
| licencja dostępu jednoczesnego (concurrent) | concurrent-user license |
| licencja subskrypcyjna | subscription license |
| licencja wieczysta / perpetual | perpetual license |
| licencja oprogramowania jako usługa (SaaS) | software-as-a-service license |
| licencja GPL / LGPL / MIT / Apache | GPL / LGPL / MIT / Apache license |
| kod źródłowy | source code |
| kod wynikowy | object code |
| utwór zależny / modyfikacja | derivative work / modification |
| aktualizacja / upgrade | update / upgrade |
| wersja / wydanie | version / release |
| opłata licencyjna / subskrypcyjna | license fee / subscription fee |
| zakaz inżynierii wstecznej | prohibition on reverse engineering |
| dekompilacja (art. 75 ustawy o pr. aut.) | decompilation (per statutory exception) |

## SaaS and Cloud

| Polish | English |
|---|---|
| oprogramowanie jako usługa (SaaS) | software as a service (SaaS) |
| platforma jako usługa (PaaS) | platform as a service (PaaS) |
| infrastruktura jako usługa (IaaS) | infrastructure as a service (IaaS) |
| dostawca usług chmurowych | cloud service provider (CSP) |
| model wielodostępu (multi-tenant) | multi-tenant model |
| instancja dedykowana | dedicated instance |
| środowisko produkcyjne / testowe / deweloperskie | production / test / development environment |
| portal klienta / panel administracyjny | customer portal / admin panel |
| taryfa / pakiet usługowy | tariff / service package |
| subskrypcja | subscription |
| rozliczanie pay-as-you-go | pay-as-you-go billing |
| metered usage | metered usage |
| kredyty / limity (rate limits) | credits / rate limits |
| API | API |
| klucze API | API keys |
| umowa integracyjna | integration agreement |
| konektor / integracja | connector / integration |

## Implementation and Delivery

| Polish | English |
|---|---|
| analiza przedwdrożeniowa | pre-implementation analysis |
| projekt techniczny / dokument projektowy (design document) | technical design / design document |
| specyfikacja funkcjonalna | functional specification |
| specyfikacja techniczna | technical specification |
| harmonogram wdrożenia | implementation schedule |
| kamień milowy | milestone |
| faza (etap) projektu | project phase |
| metodyka waterfall / agile / scrum | waterfall / agile / scrum methodology |
| sprint / backlog / user story | sprint / backlog / user story |
| product owner / scrum master | product owner / scrum master |
| środowisko testowe / UAT | test environment / UAT |
| testy akceptacyjne użytkownika (UAT) | user acceptance testing (UAT) |
| odbiór etapowy / końcowy | phased / final acceptance |
| protokół odbioru | acceptance protocol |
| usterki / wady / błędy | defects / bugs |
| priorytet błędu (krytyczny / wysoki / normalny / niski) | bug priority (critical / high / medium / low) |
| dokumentacja użytkownika / administratora | user / administrator documentation |
| migracja danych | data migration |
| transfer wiedzy / szkolenia | knowledge transfer / training |

## Service Levels (SLA)

| Polish | English |
|---|---|
| umowa o poziomie usług (SLA) | service level agreement (SLA) |
| dostępność | availability / uptime |
| gwarantowana dostępność miesięczna | monthly uptime guarantee |
| zaplanowana przerwa serwisowa | scheduled maintenance |
| nieplanowana przerwa | unscheduled downtime |
| okno serwisowe | maintenance window |
| czas reakcji | response time |
| czas naprawy / rozwiązania | resolution time |
| kategoria incydentu | incident category |
| krytyczny / wysoki / normalny / niski | critical / high / normal / low |
| helpdesk / service desk | helpdesk / service desk |
| zgłoszenie / ticket | ticket |
| service credits / rabaty SLA | service credits |
| kara umowna za niedotrzymanie SLA | contractual penalty for SLA breach |
| raport SLA | SLA report |
| RPO (recovery point objective) | RPO |
| RTO (recovery time objective) | RTO |

## Data Processing and Privacy

| Polish | English |
|---|---|
| umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych | data processing agreement (DPA) |
| administrator danych | data controller |
| podmiot przetwarzający (procesor) | data processor |
| dalszy podmiot przetwarzający / podprocesor | sub-processor |
| upoważnienie do przetwarzania | authorization to process |
| rejestr czynności przetwarzania | record of processing activities |
| ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) | data protection impact assessment (DPIA) |
| inspektor ochrony danych (IOD) | data protection officer (DPO) |
| Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) | President of the Personal Data Protection Office |
| zgłoszenie naruszenia ochrony danych | personal data breach notification |
| transfer danych poza EOG | data transfer outside the EEA |
| standardowe klauzule umowne (SCC) | standard contractual clauses (SCC) |
| wiążące reguły korporacyjne (BCR) | binding corporate rules (BCR) |
| przetwarzanie wsparte zgodą | consent-based processing |
| minimalizacja / ograniczenie celu | data minimization (US) / minimisation (UK) / purpose limitation |

## Cybersecurity

| Polish | English |
|---|---|
| bezpieczeństwo informacji | information security |
| polityka bezpieczeństwa | security policy |
| system zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS) | information security management system (ISMS) |
| certyfikacja ISO 27001 | ISO 27001 certification |
| certyfikacja SOC 2 | SOC 2 certification |
| pen-testy / testy penetracyjne | penetration testing |
| analiza podatności | vulnerability assessment |
| incydent bezpieczeństwa | security incident |
| powiadomienie o incydencie | incident notification |
| krajowy zespół CSIRT (CSIRT NASK / GOV / MON) | national CSIRT |
| dyrektywa NIS2 (2022/2555) | NIS2 Directive |
| rozporządzenie DORA | DORA Regulation |

## Termination, Exit and Business Continuity

| Polish | English |
|---|---|
| plan wyjścia / plan disengagement | exit plan / disengagement plan |
| transfer danych do klienta / nowego dostawcy | data transfer to client / new provider |
| eksport danych | data export |
| usunięcie danych po zakończeniu umowy | data deletion at end of term |
| okres przejściowy (przejścia) | transition period |
| odtwarzanie po awarii / disaster recovery | disaster recovery |
| plan ciągłości działania (BCP) | business continuity plan (BCP) |
| rachunek escrow kodu źródłowego | source code escrow |
| depozytariusz (escrow agent) | escrow agent |
| warunki wydania kodu | source code release conditions |

## Notes

- **Software under Polish Copyright Act — arts. 74–77⁵**: Programs are protected as
  literary works. Art. 74 § 3: economic rights to programs created within employment
  duties vest in the employer automatically (lex specialis overriding the "upon acceptance"
  rule for other works). Art. 75 allows limited decompilation for interoperability.
  Reverse engineering outside art. 75 is unlawful.
- **"Pola eksploatacji" in software licensing**: Polish Copyright Act requires precise
  identification of fields of exploitation in licenses too. For SaaS and cloud services,
  licensing clauses should enumerate: reproduction, adaptation, distribution, public
  communication, making available online (the last is key for SaaS).
- **RODO (GDPR)**: Article 28 GDPR governs processor-controller DPAs. Polish UODO (Act of
  10 May 2018) supplements. Must be concluded in written (including electronic) form. The
  PUODO (President of the Personal Data Protection Office) is the supervisory authority.
  Polish DPIA methodology follows the EDPB guidelines.
- **Cloud adoption by regulated sectors**: Banks, insurers and investment firms using
  cloud services must comply with KNF's Cloud Communication (Komunikat dot. przetwarzania
  przez podmioty nadzorowane informacji w chmurze obliczeniowej, 2020). Outsourcing
  categories (standard vs. estoppel special) determine notification requirements.
- **DORA Regulation**: EU Regulation 2022/2554 on digital operational resilience for the
  financial sector applies from 17 January 2025 across all EU member states including
  Poland. Imposes ICT risk management, third-party provider oversight, incident
  reporting, and resilience testing obligations on financial entities and their critical
  ICT providers.
- **NIS2 implementation**: Directive 2022/2555 is being implemented via an amended Act
  on the National Cybersecurity System. Expanded scope covers more sectors (including
  medium-sized entities in critical sectors), stricter incident reporting, and
  supply-chain security obligations. Verify Polish implementation status.
- **Source code escrow**: Polish practice follows standard patterns (tripartite agreement
  licensor-licensee-depositary, trigger conditions tied to supplier's insolvency or
  service failure). Polish notaries often serve as escrow agents; specialized providers
  (e.g., Iron Mountain) also operate.
- **Kara umowna vs service credits**: Both are available under Polish law. Kara umowna
  (contractual penalty — k.c. art. 483) is payable on breach without proof of damage;
  service credits are typically structured as price reductions for SLA non-compliance.
  Use "service credits" for SLA discounting; "liquidated damages" for penalty clauses.
  See `polish-ndas-service-agreements.md`.
- **"Umowa wdrożeniowa" structure**: Polish implementation agreements usually combine
  elements of umowa o dzieło (for deliverables) and umowa zlecenia (for ongoing services).
  Mixed contracts trigger both regimes for their respective elements — affects acceptance,
  warranty and termination. Flag in complex multi-phase deals.
- **Procurement of IT in the public sector**: Governed by Prawo zamówień publicznych
  (Public Procurement Law). Specific provisions on IT contracts — particularly dealing
  with IP transfer, source code escrow, and post-contract exit — see
  `polish-public-procurement.md`.
- **Open source compliance**: Polish courts respect copyleft obligations. Commercial use
  of GPL-licensed components without compliance creates copyright infringement exposure
  under the Copyright Act. Flag in M&A technical due diligence.
